Защита персональных данных: какие сведения не вправе разглашать бухгалтер. Основные нарушения при обработке персональных данных работника E передал данные в отдел
Работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных, если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение такой информации или же отсутствует письменное согласие работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. В таком случае выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных. 1.1. Лица и органы, которым могут передаваться персональные данные без согласия работников При несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) — также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст.
Защита персональных данных: какие сведения не вправе разглашать бухгалтер
Исключение составляют случаи, когда информация о состоянии здоровья работника передается работодателю при угрозе распространения инфекционных заболеваний, массовых отравлений и поражений или при наличии оснований, позволяющих полагать, что вред здоровью гражданина причинен в результате противоправных действий. Информация о состоянии психического здоровья гражданина может передаваться работодателю лишь в случаях, установленных федеральными законами (ст.
8 Закона РФ от 2 июля 1992 г. N 3185-1 «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании»).Статья 88 ограничивает право работодателя на получение информации о состоянии здоровья работника теми данными, на основании которых решается вопрос о возможности выполнения работником конкретной трудовой функции. Статья 88 позволяет работодателю получать информацию о состоянии здоровья работника (т.е.
Когда передача пд другим лицам без согласия работника законна?
Например, протокол об административном правонарушении, в котором могут содержаться персональные данные работника, в том случае, когда лицо, его составившее, не имеет права рассматривать дело об административном правонарушении, передается соответствующему лицу в течение суток с момента составления протокола (ст. 28.8 КоАП).Работодатель, передающий персональные данные работника третьим лицам, вправе потребовать от них строго целевого использования этих данных и представления доказательств соблюдения этого правила. Форма требования определяется работодателем самостоятельно, а форма представления доказательств исполнения третьим лицом своей обязанности по сохранению конфиденциальности персональных данных — по соглашению сторон.6.
В деятельности любой организации неизбежно возникает необходимость периодической передачи персональных данных работника из одного структурного подразделения в другое.
Можно ли сообщать персональные данные сотрудников по телефону?
В этом случае, если звонок поступил с указанного работником номера, цель запроса соответствует согласию работника, то по мнению авторов, выдать персональные работника по телефону будет можно. Работодатель должен обеспечить ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
Статья о доступе к персональным данным поможет вам не допускать ошибок в работе. Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ситуация: Можно ли сообщать сведения о работе сотрудника в организации по телефону представителям других компаний, например банков Н.З.
Ковязина Да, можно, но только с письменного согласия самого сотрудника.
Персональные данные работника
Инструкцией под расписку.IV. Хранение персональных данных работников.Хранения документов содержащих персональные данные работник осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у Начальника отдела кадров, а в его отсутствие у лица его замещающего. Другие сотрудники отдела кадров могут использовать данные документы только с разрешения вышеназванных лиц.
Инфо
V. Передача персональных данных работника.1. При передаче персональных данных работника сотрудник отдела кадров должен соблюдать следующие требования:1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом, а также не сообщать соответствующие сведения в коммерческих целях без письменного согласия работника;1.2.
Персональные данные работников
Внимание
Поскольку персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, любые лица, обладающие данной информацией, обязаны соблюдать специальный режим использования и защиты персональных данных работников. Так, лица, получившие персональные данные работника на законном основании, обязаны использовать их исключительно в целях, которые заявлялись при запросе соответствующей информации, а также не разглашать такую информацию.
Исключения из данного правила определяются только федеральными законами. Необходимость дальнейшей передачи персональных данных работников может, в частности, вытекать из законодательства об административных правонарушениях, уголовного процессуального законодательства.
Персональные данные сотрудников: обеспечение сохранности
Давайте выясним, в каких случаях передача ПД работников третьим лицам не будет являться разглашением конфиденциальной информации. Федеральный закон «О персональных данных» не остается неизменным.
Начиная с 2010 года, в него вносятся изменения и дополнения, которые регулируют правила обработки ПД в разных сферах, в том числе и в сфере трудовых отношений. Эти изменения в некоторой степени облегчили жизнь работодателей, потому что закрепили право не требовать с работников письменные согласия на обработку их ПД при заключении трудового договора. Кроме того, согласие субъекта ПД не нужно, если работодатель будет передавать его персональные данные другим организациям в соответствии с различными федеральными законами. Перечислим сведения, которые работодатель должен передавать в различные органы, и названия федеральных законов, которые устанавливают такую обязанность.
ТК. В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
В какие организации можно передавать персональные данные работников
ФЗ и рядом иных актов);
- проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
- обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
- обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
- обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.
В контексте трудовых отношений персональные данные — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ).В соответствии со ст.3 Федерального закона №152-Ф3 (2007г.) «О защите персональных данных», к персональным данным относятся:- фамилия, имя, отчество;- год, месяц, дата и место рождения;- адрес;- семейное, социальное, имущественное положение;- образование;- профессия;- доходы;- другая информация.Работодатель обязан осуществить сбор, хранение и обработку персональных данных в строгом соответствии с требованиями законодательства. Для регламентации всех вопросов, связанных с охраной персональных данных работников, в организации должен быть разработан и принят соответствующий документ.ДОКУМЕНТЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВЭти документы — новшество ТК РФ.
Например, протокол об административном правонарушении, в котором могут содержаться персональные данные работника, в том случае, когда лицо, его составившее, не имеет права рассматривать дело об административном правонарушении, передается соответствующему лицу, в течение суток с момента составления протокола (ст. 28.8 КоАП РФ). Работодатель, передающий персональные данные работника третьим лицам, вправе потребовать от этих лиц строго целевого использования этих данных и представления доказательств соблюдения данного правила. Форма такого требования определяется работодателем самостоятельно, а форма представления доказательств исполнения третьим лицом своей обязанности по сохранению конфиденциальности персональных данных — по соглашению сторон. 6.
Передавать данные в отдел маркетинга для анализа.
Бронировать места для групп и делегаций;
Составлять графики заездов;
Регулировать потоки туристов;
Задачи и функции отдела бронирования отеля, правила резервирования номеров и услуг в гостинице
Данные правила регулируют отношения между гостиницей и клиентом.
Основные положения Правил:
разработаны в соответствии с Законом РФ ʼʼО защите прав потребителейʼʼ и регулируют отношения в области предоставления гостиничных услуг
распространяются на все организации независимо от организационно-правовой формы
Определяют:
перечень информации в ʼʼменюʼʼ отеля и в номере
расчётный час в гостинице
условия бронирования
документы для заключения договора на предоставление услуг
предоставление льгот
порядок установления цен и формы оплаты
режим работы гостиницы
условия оплаты за проживание и услуги
порядок предоставления услуг
перечень бесплатных услуг
ответственность отеля за вещи гостей
порядок обращения с забытым и найденным
условия расторжения договора
ответственность исполнителя и потребителя за предоставление услуг
Подробнее - любой пункт на выбор.
Размещено на реф.рф
Расчётный час - обязательно.
Находится в двойном подчинении: службы приёма и отдела маркетинга.
Задача: продать все свободные номера по максимально высокой цене.
Функции:
- принимать заявки от клиентов;
- ведение истории гостей;
вести статистический учёт и
Каналы: телефон, факс, телекс, письмо, телеграмма, личный контакт, централизованное резервирование, организаторы туров, турагентства.
Классическая модель управления гостиницей не предполагает оплату брони, т.к. бронирование считается не услугой, а методом управления номерным фондом.
Клиенты и тарифы у гостиницы бывают:
Розничные (ʼʼлюди с улицыʼʼ, ʼʼпрямая продажаʼʼ, ʼʼсвободное поселениеʼʼ)
Цены на услуги размещения для них максимальные, опубликованы (висят на витрине) и называются: СТАНДАРТНЫЕ или опубликованные тарифы.
Корпоративные клиенты (корпоранты) - это предприятия, которые будут использовать купленные у гостиницы места (квоту) для размещения своих сотрудников и гостей, им предлагаются КОРПОРАТИВНЫЕ тарифы.
Эти сделки долгосрочные и должны поощряться скидками от 2 до 20%.
Корпоративные тарифы держатся в секрете.
Туроператоры - это крупные туркомпании, создающие собственные турпакеты из отдельных туристских услуг (иногда имеющие собственную материальную базу и турагентов).
Цены для туроператоров - самые привлекательные, скидки - самые большие - до 50% от опубликованной цены.
4. Турагентства - Это небольшие турфирмы, у которых есть свои корпоранты и розничные клиенты. Им предоставляются агентские тарифы с заложенной в них комиссией (~ 10%).
Это самые массовые цены.
Турагентство работает с гостиницей на условиях цен-нетто и цен-брутто.
Цена-нетто - когда гостиница и турагентство договариваются о какой-то цене, которая ниже опубликованных тарифов и которая гостю не сообщается (конфиденциальные цены). С гостя берётся цена чуть ниже опубликованных цен. Это даёт возможность заинтересовать гостя в услугах турагентства. А разница в цене даёт заинтересованность турагентству (между конфиденциальной и гостевой ценой).
Цена-брутто - это технология взаиморасчётов гостиницы и турагентства путём выплаты комиссионного вознаграждения (10% из дохода от клиента͵ которому забронировало место турагентство). За проживание гость рассчитывается сам, чаще всего по опубликованной цене.
5. Группы - туристы в количестве 10 и более человек, прибывающие одновременно и с одинаковой программой. Им предлагаются групповые тарифы , которые бывают дифференцированы от количества группы и длительности проживания.
Вместе с тем, бывают образованы разные уровни цен для каждого сегмента рынка и исходя из других факторов. (ʼʼУ нас гибкие тарифы…ʼʼ)
К примеру:
Тарифы выходного дня, когда в будни предлагается скидка за счёт спада спроса. (К примеру, в отелях на побережье).
Передавать данные в отдел маркетинга для анализа. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Передавать данные в отдел маркетинга для анализа." 2017, 2018.
Работа со службой автоматического обмена данными подробно описана в главе, посвященной подсистеме обмена изменениями. Однако для подсистемы передачи дел добавлен ряд новых параметров конфигурации (см. таблицу ниже).
Табл. 15 Дополнительные параметры конфигурации
Передача дел через службу автообмена выглядит следующим образом:
Оператор помечает необходимые записи для передачи через службу автоматического обмена данными. Статус записи принимает значение – Ожидание ;
Служба автоматического обмена сканирует через указанный интервал записи для передачи (проверка статуса Ожидание ). После обнаружения новой записи устанавливает ей статусПередается . Затем осуществляет выгрузку данных помеченной записи(ей) в файл;
После успешной выгрузки служба ставит данный файл в очередь на отправку указанному подразделению. В зависимости от конфигурации службы устанавливается связь между передающим и принимающим подразделением. Если прямой связи нет, то файл отправляется транзитно через ССД. Файл принимается удаленной службой автоматического обмена данных;
Принимающая служба ставит полученный файл в очередь на обработку. После успешной обработки создается файл-подтверждение и ставится в очередь на отправку в передающее подразделение. Файл передается в передающее подразделение (способом, указанным в конфигурации службы автообмена);
Передающая сторона получает файл-подтверждение и ставит в очередь на обработку. Файл обрабатывается, и устанавливается подтверждение загрузки на запись.
Подсистема удаленного приема. Общие принципы обмена данными
Часто возникает ситуация, когда прием документов и выдача свидетельств о государственной регистрации собственности происходит отдельно от основного места работы территориального подразделения в секторах (пунктах приема документов), а регистрация проводится в территориальном отделе регистрационной службы. При такой организации процесса передача дел из отдела в сектор по запросу является неприемлемой из-за большой длительности этой операции. Сектор должен быть постоянно готов к приему заявлений по регистрации прав на недвижимое имущество.
Для решения этой проблемы была разработана система удаленного приема для обеспечения функционирования многоуровневой организационной структуры управления Службы (см.Рис. 206), в которой нижние два уровня одновременно работают с одними наборами данных.
Рис. 206 Схема системы удаленного приема заявлений по регистрации прав на недвижимое имущество
Для обеспечения параллельности ввода записей в территориальных отделах и секторах представительства предпринимаются следующие меры:
сектора указываются в иерархической структуре подразделений ФРС как узел, подчиненный отделу. Номер сектора трехзначный и состоит из порядкового номера от 1 до 9 и двузначного номера отдела, к которому относится сектор. Например: 158, 258, 358 или 107, 207, 307. Нумерация отделов остается без изменений, т.е. двузначной (58, 07);
вводится шаг увеличения последовательностей, равный 1000, вместо существующего шага 100. Начальное значение последовательности определяется номером отдела (сектора);
текущий номер отдела (сектора), вычисляемый функцией curr _ dept _ id , формируется как остаток от деления реального номера отдела (сектора) на 100;
при установке обновления на существующую базу данных для всех последовательностей делается 10 шагов вперед, чтобы избежать дублирования ключей. Изменение существующих значений ключей не делается.
При передаче изменений из сектора в отдел отмечаются только пришедшие записи в журнале изменений (EXP _ RT ) для того, чтобы обеспечить передачу этих данных на сервер сбора данных (ССД) и в другие секторы. Эти изменения будут также переданы обратно в сектор. Это важно для унификации процедуры передачи обмена со всеми секторами через единый механизм обмена данными.
При формировании файла изменений из отдела для секторов передаютсяВСЕ изменения, сделанные в отделе и переданные из секторов. Формируется единый файл изменений для всех секторов, и производится одна выгрузка на все секторы. После получения подтверждений отВСЕХ секторов выгрузка помечается как подтвержденная. Автоматически формируемое имя файла подтверждения в каждом секторе включает его имя в виде суффикса. Все переданные до этого момента данные будут считаться полученными, и не будут учитываться при передаче следующих изменений. В форме создания файла изменений существует элемент выбора направления передачи изменений: "На ССД " или "В Сектор ". В рассматриваемом случае выбирается направление "В Сектор ". Содержание файлов обмена для обоих направлений не отличается друг от друга.
В системе удаленного приема заявлений ведется контроль целостности данных при обмене изменениями между территориальным отделом и сектором. Данные, полученные при передаче изменений, всегда замещают имеющиеся в базе данные. Если при передаче изменений поступают данные, содержащие такой же кадастровый номер или такой же номер свидетельства, как и уже существующие в базе данных, то выдается соответствующее сообщение об ошибке. При обнаружении нарушений уникальных ключей при вставке переданных записей остальные поля записи заменяются на вновь полученные. Решение вопросов, возникающих из-за взаимоисключающих исправлений в данных, произведенных в разных базах данных, возлагается на администратора системы.
При удаленном приеме документов на государственную регистрацию объектов недвижимости в секторах ведутся свои Книги учета входящих документов . ВКУВД , не относящейся к данному сектору, допускается толькоредактирование записи, а создание и удаление записизаблокировано ! Такой подход позволяет избегать дублирования номеров записи вКУВД , т.к. записи создаются на разных серверах и в момент их создания технически невозможно проверить наличие записи с таким же номером вКУВД на другом сервере. То есть, такая организация минимизирует количество конфликтных ситуаций, требующих вмешательства администратора.
В форме Выгрузка данных для передачи информации на сервер сбора данных выбирается направление обмена "На ССД ". Подтверждение выгрузки производится на основании единичного подтверждения получения данных.
Полная выгрузка делается в двух случаях:
при создании базы по данным из внешнего источника. Такая ситуация складывается, например, при полной утере базы данных отдела. Восстановление БД происходит на основании данных, хранящихся на сервере сбора данных (ССД);
при создании сервера сбора данных. Для наполнения ССД производится полная выгрузка. Полная выгрузка производится и из отдела во вновь создаваемый сектор – пункт удаленного приема документов на государственную регистрацию объектов недвижимости.
При полной выгрузке практически все записи передаются адресату.
При передаче изменений для каждойсозданной/измененной/удаленной записи триггером делается пометка в таблицеexp _ rt . Все записи, помеченные вexp _ rt , будут переданы адресату. Учет передач в секторы и на ССД ведется раздельно.
Идеальная схема работы "отдел <=> сектор " выглядит следующим образом:
Полная выгрузка отдела в секторы.
Выгрузка изменений в секторе 1.
Получение подтверждения из отдела в секторе 1.
Выгрузка изменений в отделе.
Получение подтверждений из всех секторов в отделе.
Выгрузка изменений в секторе 2.
Получение подтверждения из отдела в секторе 2.
Выгрузка изменений в отделе.
Получение подтверждений из всех секторов в отделе.
Бронировать места для групп и делегаций;
Составлять графики заездов;
Регулировать потоки туристов;
Задачи и функции отдела бронирования отеля, правила резервирования номеров и услуг в гостинице
Данные правила регулируют отношения между гостиницей и клиентом.
Основные положения Правил:
разработаны в соответствии с Законом РФ «О защите прав потребителей» и регулируют отношения в области предоставления гостиничных услуг
распространяются на все организации независимо от организационно-правовой формы
Определяют:
перечень информации в «меню» отеля и в номере
расчётный час в гостинице
условия бронирования
документы для заключения договора на предоставление услуг
предоставление льгот
порядок установления цен и формы оплаты
режим работы гостиницы
условия оплаты за проживание и услуги
порядок предоставления услуг
перечень бесплатных услуг
ответственность отеля за вещи гостей
порядок обращения с забытым и найденным
условия расторжения договора
ответственность исполнителя и потребителя за предоставление услуг
Подробнее - любой пункт на выбор. Расчётный час - обязательно.
Находится в двойном подчинении: службы приёма и отдела маркетинга.
Задача: продать все свободные номера по максимально высокой цене.
Функции:
- принимать заявки от клиентов;
- ведение истории гостей;
вести статистический учёт и
Каналы: телефон, факс, телекс, письмо, телеграмма, личный контакт, централизованное резервирование, организаторы туров, турагентства.
Классическая модель управления гостиницей не предполагает оплату брони, т.к. бронирование считается не услугой, а методом управления номерным фондом.
Клиенты и тарифы у гостиницы могут быть:
Розничные («люди с улицы», «прямая продажа», «свободное поселение»)
Цены на услуги размещения для них максимальные, опубликованы (висят на витрине) и называются: СТАНДАРТНЫЕ или опубликованные тарифы.
Корпоративные клиенты (корпоранты) - это предприятия, которые будут использовать купленные у гостиницы места (квоту) для размещения своих сотрудников и гостей, им предлагаются КОРПОРАТИВНЫЕ тарифы.
Эти сделки долгосрочные и должны поощряться скидками от 2 до 20%.
Корпоративные тарифы держатся в секрете.
Туроператоры - это крупные туркомпании, создающие собственные турпакеты из отдельных туристских услуг (иногда имеющие собственную материальную базу и турагентов).
Цены для туроператоров - самые привлекательные, скидки - самые большие - до 50% от опубликованной цены.
4. Турагентства - Это небольшие турфирмы, у которых есть свои корпоранты и розничные клиенты. Им предоставляются агентские тарифы с заложенной в них комиссией (~ 10%).
Это самые массовые цены.
Турагентство работает с гостиницей на условиях цен-нетто и цен-брутто.
Цена-нетто - когда гостиница и турагентство договариваются о какой-то цене, которая ниже опубликованных тарифов и которая гостю не сообщается (конфиденциальные цены). С гостя берётся цена чуть ниже опубликованных цен. Это даёт возможность заинтересовать гостя в услугах турагентства. А разница в цене даёт заинтересованность турагентству (между конфиденциальной и гостевой ценой).
Цена-брутто - это технология взаиморасчётов гостиницы и турагентства путём выплаты комиссионного вознаграждения (10% из дохода от клиента, которому забронировало место турагентство). За проживание гость рассчитывается сам, чаще всего по опубликованной цене.
5. Группы - туристы в количестве 10 и более человек, прибывающие одновременно и с одинаковой программой. Им предлагаются групповые тарифы , которые могут быть дифференцированы от количества группы и длительности проживания.
Кроме того, могут быть образованы разные уровни цен для каждого сегмента рынка и в зависимости от других факторов. («У нас гибкие тарифы…»)
Например:
Тарифы выходного дня, когда в будни предлагается скидка за счёт спада спроса. (Например, в отелях на побережье).
Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм . Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру. Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.
Приём передача кадровой документации
Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти . А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.
А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником , о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно.
Создаём комиссию
Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ . В приказе нужно отразить:
- для чего нужна комиссия;
- её состав;
- задачи.
При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.
Начинаем проверку документов
В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:
- полноту и состав кадровых дел;
- порядок регистрации документов (журналы регистрации);
- систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
- программное обеспечение.
Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».
Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:
проверяем наличие документов
- копий учредительных документов и Устава фирмы;
- штатного расписания;
- ПВТР и колдоговора;
- графика отпусков;
- ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
- графиков сменности;
- должностных инструкций;
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- приказов по основной деятельности;
- приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
- личных карточек;
- личных дел;
- трудовых книжек.
Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.
После проверки нужно все документы занести в акт.
Акт приёма передачи кадровой документации
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:
- прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
- вставляется гриф утверждения директора;
- пишется – кто кому передаёт документы;
- заполняется таблица;
- проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете .
В таблицу можно занести столбцы:
- номер подпункта;
- название документа (или дела);
- количество листов;
- период времени документов;
- данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание!
Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
Акт приёма передачи трудовых книжек
Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек :
- ФИО работника;
- серия и номер книжки (и вкладыша);
- наличие записи о работе.
Можно включить в акт сведения:
- о невостребованных трудовых;
- о наличии бланков книжек и вкладышей.
Пример акта .
Если документы передать некому
Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не
оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки?
Действовать нужно так:
- точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
- проверить наличие документов;
- составить вышеприведённые акты.
Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.
внимание!
Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.
В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь . Но порядок в делах всё же нужно будет навести.
Заключение
Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются . Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.